Organizacja zbiórki charytatywnej to szlachetna inicjatywa, która może realnie pomóc potrzebującym. Jednak aby działać zgodnie z prawem i uniknąć potencjalnych problemów, musisz przestrzegać określonych przepisów. W tym poradniku przeprowadzę Cię krok po kroku przez proces legalnego organizowania zbiórki charytatywnej w Polsce – od wyboru odpowiedniej formy prawnej po prawidłowe rozliczenie zebranych środków.
Formy prawne zbiórek charytatywnych
W Polsce istnieją różne sposoby organizowania zbiórek charytatywnych, a każdy z nich podlega innym regulacjom prawnym:
- Zbiórka publiczna – zbieranie datków w miejscach publicznych lub przez publiczne wezwanie do wpłat (reguluje ją Ustawa o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych)
- Zbiórka niepubliczna – np. wśród znajomych, w zamkniętym gronie (nie wymaga zgłoszenia)
- Crowdfunding – zbiórki internetowe na platformach typu zrzutka.pl, siepomaga.pl
- Sprzedaż cegiełek – oferowanie przedmiotów w zamian za wpłaty
Pamiętaj! Nie każda forma zbierania pieniędzy wymaga rejestracji i zgłoszenia. Kluczowe jest rozróżnienie między zbiórką publiczną a niepubliczną – to właśnie od tego zależą Twoje formalne obowiązki.
Krok 1: Określ cel i formę zbiórki
Zanim rozpoczniesz jakiekolwiek formalności, musisz precyzyjnie określić:
- Cel zbiórki – na co dokładnie będą przeznaczone środki (np. leczenie konkretnej osoby, wsparcie schroniska, zakup sprzętu medycznego)
- Formę zbierania datków – czy będzie to zbiórka publiczna, sprzedaż cegiełek, czy może crowdfunding
- Planowaną kwotę do zebrania
- Czas trwania zbiórki
Jasno określony cel znacząco zwiększy zaufanie darczyńców i ułatwi późniejsze rozliczenie zbiórki. Im bardziej konkretny będziesz w opisie potrzeb, tym większa szansa na sukces Twojej inicjatywy.
Krok 2: Wybierz odpowiednią formę prawną
Zbiórka publiczna
Jeśli planujesz zbierać pieniądze lub dary rzeczowe w miejscach publicznych (np. na ulicy, w centrach handlowych) lub poprzez publiczne wezwanie do wpłat, organizujesz zbiórkę publiczną, która wymaga formalnego zgłoszenia.
Zbiórkę publiczną mogą organizować:
- Organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia)
- Komitety społeczne powołane specjalnie w celu przeprowadzenia zbiórki
- Organizacje religijne
Zbiórka niepubliczna
Jeśli zbierasz środki w zamkniętym gronie (np. wśród znajomych, pracowników firmy), nie musisz zgłaszać takiej zbiórki. Podobnie w przypadku większości zbiórek internetowych prowadzonych na dedykowanych platformach crowdfundingowych.
Uwaga! Zbieranie pieniędzy poprzez publiczne udostępnianie numeru konta z apelem o wpłaty może zostać zakwalifikowane jako zbiórka publiczna wymagająca zgłoszenia. W razie wątpliwości lepiej dokonać zgłoszenia, niż ryzykować konsekwencje prawne.
Krok 3: Zgłoś zbiórkę publiczną
Jeśli organizujesz zbiórkę publiczną, musisz ją zgłosić na portalu zbiorki.gov.pl. Procedura jest następująca:
- Załóż konto na portalu zbiorki.gov.pl
- Wypełnij elektroniczny formularz zgłoszenia, podając:
- Dane organizatora
- Cel zbiórki
- Sposób prowadzenia zbiórki (np. puszki, sprzedaż cegiełek)
- Miejsce prowadzenia zbiórki
- Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia
- Przewidywane koszty organizacji
- Podpisz zgłoszenie elektronicznie (profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) lub wydrukuj, podpisz i wyślij pocztą
Zbiórka zostaje zgłoszona z chwilą otrzymania potwierdzenia. Możesz rozpocząć ją już następnego dnia po otrzymaniu tego potwierdzenia, bez konieczności oczekiwania na dodatkowe pozwolenia.
Krok 4: Powołaj komitet społeczny (jeśli potrzeba)
Jeśli nie działasz w ramach zarejestrowanej organizacji, możesz powołać komitet społeczny do przeprowadzenia zbiórki publicznej. Wymaga to:
- Minimum 3 osób pełnoletnich
- Sporządzenia aktu założycielskiego komitetu (wzór dostępny na zbiorki.gov.pl)
- Określenia konkretnego celu, dla którego komitet został powołany
- Wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie zbiórki
Akt założycielski należy dołączyć do zgłoszenia zbiórki publicznej. Komitet społeczny zostaje rozwiązany po spełnieniu celu, dla którego został powołany – zazwyczaj po zakończeniu i rozliczeniu zbiórki.
Krok 5: Przygotuj niezbędne materiały i dokumentację
W zależności od formy zbiórki, przygotuj:
- Puszki kwestarskie z odpowiednim oznaczeniem (nazwa organizatora, numer zbiórki)
- Identyfikatory dla wolontariuszy z ich danymi oraz informacją o zbiórce
- Cegiełki (jeśli prowadzisz sprzedaż)
- Dokumentację finansową (np. rejestry wpłat, protokoły otwarcia puszek)
- Materiały informacyjne o zbiórce do publikacji
Wskazówka praktyczna: Puszki kwestarskie powinny być zabezpieczone przed otwarciem (np. oklejone taśmą z pieczątką organizatora) i oznaczone numerem porządkowym. Po zakończeniu kwesty należy sporządzić protokół otwarcia każdej puszki i przeliczenia zebranych środków w obecności co najmniej dwóch osób.
Krok 6: Rozlicz zbiórkę i opublikuj sprawozdanie
Po zakończeniu zbiórki publicznej masz obowiązek:
- Złożyć sprawozdanie z przeprowadzenia zbiórki w ciągu 30 dni od jej zakończenia
- Złożyć sprawozdanie ze sposobu rozdysponowania zebranych środków w ciągu 3 miesięcy od zakończenia zbiórki
Sprawozdania składa się elektronicznie na portalu zbiorki.gov.pl. Musisz w nich szczegółowo wykazać:
- Dokładną kwotę zebranych środków
- Koszty organizacji zbiórki
- Sposób wydatkowania zebranych pieniędzy zgodnie z celem zbiórki
Nawet jeśli organizujesz zbiórkę niepubliczną, warto prowadzić przejrzystą dokumentację i rozliczyć się z zebranych środków przed darczyńcami. Transparentność buduje zaufanie i zwiększa szanse powodzenia przyszłych inicjatyw charytatywnych.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
- Brak zgłoszenia zbiórki publicznej – zawsze dokładnie sprawdź, czy Twoja inicjatywa wymaga zgłoszenia; niezgłoszona zbiórka publiczna jest nielegalna
- Nieprecyzyjnie określony cel – cel musi być konkretny, zgodny z prawem i możliwy do zweryfikowania
- Brak odpowiedniej dokumentacji – prowadź dokładne rejestry wpłat i wydatków, zachowaj wszystkie faktury i rachunki
- Nieterminowe złożenie sprawozdań – ustaw sobie przypomnienia o terminach ustawowych, niedotrzymanie ich może skutkować konsekwencjami prawnymi
- Wydatkowanie środków niezgodnie z celem – możesz wykorzystać zebrane pieniądze wyłącznie na cel wskazany w zgłoszeniu; zmiana przeznaczenia wymaga osobnej procedury
Organizacja zbiórki charytatywnej zgodnie z prawem wymaga staranności i przestrzegania przepisów, ale nie jest skomplikowana. Najważniejsze to prawidłowo określić, czy organizujesz zbiórkę publiczną wymagającą zgłoszenia, czy niepubliczną. Pamiętaj o przejrzystym rozliczeniu i dokumentowaniu wszystkich wpłat i wydatków – to buduje zaufanie darczyńców, pozwala uniknąć problemów prawnych i stanowi fundament etycznego działania charytatywnego.