Gdy otrzymujemy spadek w postaci nieruchomości, jednym z najważniejszych kroków jest aktualizacja wpisu w księdze wieczystej. To formalność, która potwierdza nasze prawa do odziedziczonej własności i umożliwia swobodne dysponowanie nią w przyszłości. Bez aktualizacji wpisu w księdze wieczystej nie będziesz mógł skutecznie sprzedać nieruchomości, przekazać jej w darowiźnie ani zabezpieczyć na niej kredytu.
Poniższy poradnik przeprowadzi Cię przez cały proces zmiany wpisu w księdze wieczystej po uzyskaniu spadku – od uzyskania niezbędnych dokumentów, przez wypełnienie wniosku, aż po złożenie go w sądzie i oczekiwanie na rozpatrzenie.
Dokumenty potrzebne do zmiany wpisu w księdze wieczystej
Zanim przystąpisz do składania wniosku o zmianę wpisu w księdze wieczystej, przygotuj następujące dokumenty:
- Prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza
- Aktualny odpis z księgi wieczystej (można go uzyskać online przez stronę ekw.ms.gov.pl lub bezpośrednio w sądzie)
- Wniosek o zmianę wpisu w księdze wieczystej (formularz KW-WPIS)
- Potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej
- W przypadku działu spadku – dodatkowo prawomocne postanowienie sądu o dziale spadku lub umowę o dział spadku w formie aktu notarialnego
Jeśli nie posiadasz jeszcze postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku ani aktu poświadczenia dziedziczenia, musisz najpierw uzyskać jeden z tych dokumentów. Możesz wybrać drogę sądową (postanowienie) lub notarialną (akt poświadczenia) – ta druga jest zwykle szybsza i mniej sformalizowana, choć nieco droższa.
Jak wypełnić wniosek o zmianę wpisu w księdze wieczystej
Formularz KW-WPIS jest dostępny w sądach rejonowych oraz na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. Oto jak go poprawnie wypełnić krok po kroku:
- W dziale 1 formularza wpisz numer księgi wieczystej nieruchomości, której dotyczy wniosek.
- W dziale 2 zaznacz odpowiednie pola dotyczące żądania wniosku – w tym przypadku będzie to najczęściej „wpis właściciela”.
- W dziale 3 wpisz dane wnioskodawcy, czyli spadkobiercy lub spadkobierców.
- W dziale 4 wskaż uczestników postępowania – będą to dotychczasowi właściciele (spadkodawcy).
- W części dotyczącej treści żądania wpisz informację o zmianie właściciela na podstawie nabycia spadku.
- Wypełnij załączniki do wniosku KW-ZAD (dotyczący żądania wpisu) oraz KW-WU (dotyczący uczestników postępowania).
Przykładowe sformułowanie treści żądania
W przypadku jednego spadkobiercy:
„Wnoszę o wykreślenie Jana Kowalskiego jako właściciela nieruchomości i wpisanie w to miejsce Anny Kowalskiej na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w [miasto] z dnia [data] o sygn. akt [sygnatura] stwierdzającego, że spadek po Janie Kowalskim nabył w całości [imię i nazwisko spadkobiercy].”
W przypadku wielu spadkobierców:
„Wnoszę o wykreślenie Jana Kowalskiego jako właściciela nieruchomości i wpisanie w to miejsce Anny Kowalskiej w udziale 1/2 i Tomasza Kowalskiego w udziale 1/2 na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w [miasto] z dnia [data] o sygn. akt [sygnatura] stwierdzającego, że spadek po Janie Kowalskim nabyli [imiona i nazwiska spadkobierców] po 1/2 części każdy.”
Opłaty związane ze zmianą wpisu w księdze wieczystej
Za złożenie wniosku o zmianę wpisu w księdze wieczystej obowiązują następujące opłaty:
- Podstawowa opłata sądowa: 200 zł za wniosek o wpis własności
- W przypadku dziedziczenia ustawowego przez osoby najbliższe (małżonek, zstępni, wstępni, rodzeństwo): 150 zł
- Opłata za odpis z księgi wieczystej (jeśli potrzebny): 20 zł za odpis zwykły, 50 zł za odpis zupełny
Opłatę możesz uiścić:
- Przelewem na konto bankowe właściwego sądu rejonowego
- W kasie sądu (jeśli jest dostępna)
- Za pomocą znaków opłaty sądowej
Zachowaj potwierdzenie dokonania opłaty – będzie potrzebne jako załącznik do wniosku. Jeśli przysługuje Ci zniżka w opłacie (np. przy dziedziczeniu ustawowym), koniecznie zaznacz to we wniosku i dołącz dokumenty potwierdzające stopień pokrewieństwa ze spadkodawcą, takie jak akty urodzenia czy akt małżeństwa.
Gdzie i jak złożyć wniosek o zmianę wpisu
Wniosek o zmianę wpisu w księdze wieczystej składa się do wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla miejsca położenia nieruchomości. Możesz to zrobić na trzy sposoby:
- Osobiście w biurze podawczym sądu
- Listownie za pośrednictwem poczty (najlepiej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru)
- Elektronicznie przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (wymaga posiadania podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego)
Do wniosku dołącz:
- Wypełniony formularz KW-WPIS wraz z załącznikami
- Oryginał lub uwierzytelniony odpis postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku lub aktu poświadczenia dziedziczenia
- Potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej
- Ewentualnie dokumenty potwierdzające dział spadku
Pamiętaj, aby zrobić kopię wszystkich składanych dokumentów dla siebie – będziesz mógł się do nich odwołać w razie jakichkolwiek problemów czy pytań ze strony sądu.
Czas oczekiwania i śledzenie postępowania
Czas rozpatrzenia wniosku o zmianę wpisu w księdze wieczystej jest różny w zależności od obciążenia danego sądu i może wynosić od kilku tygodni do kilku miesięcy. Obecnie średni czas oczekiwania to około 2-3 miesiące.
Aby śledzić status swojego wniosku, możesz:
- Sprawdzić online w Elektronicznych Księgach Wieczystych (ekw.ms.gov.pl) – w zakładce „Przeglądanie księgi wieczystej” zobaczysz, czy pojawiły się wzmianki o złożonym wniosku
- Skontaktować się telefonicznie z wydziałem ksiąg wieczystych, podając numer księgi wieczystej i datę złożenia wniosku
- Odwiedzić osobiście biuro obsługi interesantów w sądzie
Jeśli na stronie EKW przy numerze księgi wieczystej widzisz wzmiankę „DZ.KW/[numer]/[rok]”, oznacza to, że twój wniosek został zarejestrowany i czeka na rozpatrzenie. Po dokonaniu wpisu wzmianka zniknie, a w księdze pojawią się nowe dane właściciela. Warto regularnie sprawdzać status, aby wiedzieć, kiedy proces został zakończony.
Co zrobić w przypadku odmowy lub problemów z wpisem
Jeśli sąd odmówi dokonania wpisu lub wezwie do uzupełnienia braków formalnych:
- W przypadku wezwania do uzupełnienia braków – masz zwykle 7 dni na dostarczenie brakujących dokumentów lub poprawienie błędów we wniosku
- W przypadku odmowy wpisu – możesz złożyć apelację do sądu okręgowego w terminie 7 dni od otrzymania postanowienia o odmowie
- Jeśli potrzebujesz pomocy – rozważ skonsultowanie się z prawnikiem specjalizującym się w prawie rzeczowym lub notariuszem
Najczęstsze przyczyny problemów:
- Błędy formalne we wniosku (nieprawidłowo wypełnione rubryki, brak podpisów)
- Brak wymaganych dokumentów lub ich niewłaściwa forma (np. kopia zamiast oryginału)
- Niezgodność danych we wniosku z dokumentami (np. różnice w pisowni nazwisk czy numerach działek)
- Niejednoznaczne określenie udziałów spadkobierców
W przypadku otrzymania wezwania do uzupełnienia braków, reaguj szybko i dokładnie. Niedotrzymanie terminu może skutkować zwrotem wniosku i koniecznością rozpoczęcia całej procedury od nowa.
Podsumowanie
Zmiana wpisu w księdze wieczystej po uzyskaniu spadku to procedura, która wymaga dokładności i cierpliwości, ale jest niezbędna do pełnego korzystania z praw do odziedziczonej nieruchomości. Najważniejsze kroki to:
- Uzyskanie dokumentu potwierdzającego nabycie spadku (postanowienie sądu lub akt poświadczenia dziedziczenia)
- Przygotowanie i wypełnienie wniosku KW-WPIS wraz z załącznikami
- Uiszczenie odpowiedniej opłaty sądowej
- Złożenie kompletu dokumentów w wydziale ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego
- Oczekiwanie na rozpatrzenie wniosku i śledzenie jego statusu
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku staniesz się formalnie właścicielem nieruchomości, co potwierdzi aktualny odpis z księgi wieczystej. Dopiero wtedy będziesz mógł w pełni dysponować odziedziczoną nieruchomością – sprzedać ją, darować, obciążyć hipoteką czy przekazać w testamencie. Warto więc zadbać o ten ważny formalny aspekt dziedziczenia nieruchomości jak najszybciej po uzyskaniu dokumentów potwierdzających nabycie spadku.