Optymalizacja wydatków dzięki grupowaniu zakupów.

Często z obawy przed znalezieniem się w skomplikowanych zobowiązaniach małe i średnie firmy odkładają na bok zakupy grupowe, które mogłyby być prawdziwym źródłem redukcji kosztów, a tym samym stanowić szansę na przepływ gotówki. Ponadto, warunki płatności są często korzystne.
Collaborative purchasing jest alternatywą dla małych firm, które nie korzystają jeszcze z korzystnych stawek za zamówienia. Ponowne rozważenie polityki zakupowej w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej nad dostawcami może być strategią wygrywającą. Te wspólne zakupy pozwalają na dokonywanie zakupów we wszystkich dziedzinach, niezależnie od tego, czy są to komputery, podróże, meble, restauracje itp.
W świecie e-commerce specjalizującym się w B2C, Groupon, który uwiódł tak wiele osób, a co za tym idzie firm, jest dobrym przykładem, jak wyjaśnić koncepcję zakupów grupowych. Łączenie zleceń nie jest jednak wyłącznie prerogatywą osób prywatnych, nawet jeśli ta działalność jest najbardziej nagłośniona. Firmy skłaniają się ku zakupom zespołowym, kierując się logiką, że siła nabywcza grupy jest większa niż pojedynczej osoby. To strategia, która opłaca się małym firmom: koszty operacyjne i surowce mogą stanowić nawet jedną trzecią ich ogólnego budżetu.

Przyjęcie nowej wewnętrznej polityki zakupów.

Nie mówiąc o centralnych zakupach, przyjrzyjmy się wewnętrznej strukturze firmy. W małych firmach często to właśnie menedżer jest odpowiedzialny za negocjowanie cen lub porównywanie różnych ofert dostawców. Są to zadania czasochłonne, które odciągają czas od ważniejszych zadań. W firmie często dobrym pomysłem jest powierzenie zarządzania zakupami pracownikowi, który jest bardziej kompetentny w tej dziedzinie i który będzie odpowiedzialny za koordynację wszystkich zakupów w firmie poprzez zbieranie każdej pozycji wydatków i łączenie ich podczas składania zamówień. Taka polityka zakupowa jest częścią strategii, która może doprowadzić do negocjacji z dostawcami, postawienia ich w sytuacji konkurencji i obniżenia kosztów poprzez porównanie cen, jakości i czasu dostawy. Wyższe wolumeny zamówień, tylko wewnętrznie, mogą już pomóc w wywieraniu presji na koszty.

Zintegrowanie centralnego systemu kierowania.

Koszty mogą zostać zredukowane poprzez integrację z wyspecjalizowanymi centralnymi biurami referencyjnymi. Istnieją one w wielu dziedzinach: od materiałów biurowych i abonamentów telefonicznych po wynajem pojazdów, energię elektryczną i szkolenia. Pooling zakupów polega na grupowaniu się kilku firm w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej od dostawców. Region geograficzny, z którego pochodzą poszczególne firmy lub zamawiane surowce są zazwyczaj głównymi kryteriami podziału na grupy. Należy zauważyć, że centralna jednostka referencyjna różni się od centralnej jednostki zakupującej tym, że nie dokonuje zakupów bezpośrednio dla swoich członków. Ci ostatni mogą zatem całkowicie swobodnie decydować, czy chcą kupować od dostawców, czy też nie. Z kolei w centralnej jednostce zakupowej wszystko jest scentralizowane przez organizację dla grupy niezależnych dystrybutorów. Celem jest uzyskanie lepszych warunków handlowych dzięki wielkościom uzyskanym w ramach globalnego grupowania zakupów. Podjęcie decyzji o przystąpieniu wraz z innymi firmami do centralnego organu referencyjnego może oznaczać wysokie koszty członkostwa. Jednak rabaty, z których może skorzystać Twoja firma, wynoszą od 5 do 30% w zależności od przypadku. Te atrakcyjne stawki są strategicznie negocjowane z dostawcami wyszczególnionymi według typu produktu lub rodziny produktów. Dla małej lub średniej firmy gra kartą współpracy pozwala na czerpanie korzyści z wielkości zamówień, a co za tym idzie z cen zbliżonych do tych, którymi cieszą się duże grupy. Razem, firmy członkowskie zwiększają swoją siłę nabywczą i możliwości negocjacyjne. Mają również dostęp do umów ramowych, których ceny zostały wcześniej wynegocjowane z wybranymi dostawcami. Przyłączenie się do centrali pozwala również przedsiębiorcom na wymianę metod podczas spotkań lub komisji, zwykle dotyczących tych samych zagadnień. Technika ta oszczędza również czas pracowników, którzy do tej pory zajmowali się tego typu zakupami w Twojej firmie. Teraz mogą skupić się na negocjowaniu bardziej strategicznych produktów.